Archiviare e proteggere i documenti: gli strumenti per l’ufficio

Tra i migliori biglietti da visita di un’attività, possiamo indubbiamente includere la perfetta e ordinata organizzazione dei suoi uffici. L’ordine è uno strumento capace di comunicare meglio di tante parole, dicendo molto della persona che ne è l’artefice. Organizzare in maniera chiara e ottimale tutto il corollario di documenti, immagini e testi che si genera intorno a un’attività viva e prolifica, è importante per l’efficienza dell’attività stessa, contribuendo, di fatto, a un’interazione facile e veloce tra i reparti e con la clientela o i fornitori. Alcuni strumenti, di semplice utilizzo ma efficaci, svolgono un’importante funzione di aiuto nel raggiungimento di quest’obiettivo: parliamo dei perforatori e della plastificatrice a caldo. Presenti da molti anni sul mercato ma, oggi, in maniera molto più completa e varia, per facilitare la scelta e accontentare le diverse tipologie di esigenze di operatività e aspettativa.

Per mantenere la sua funzionalità, l’ufficio deve essere quel luogo in cui ogni cosa deve avere un posto ben preciso, senza lasciare che lo spazio venga fastidiosamente e pericolosamente invaso da miriadi di fogli volanti che potrebbero perdersi e richiedere ore di lavoro per essere redatti nuovamente; senza contare la possibilità di smarrire dati sensibili e difficilmente reperibili. I perforatori sono indubbiamente alleati dell’ordine, data la loro funzione pensata per permettere un’archiviazione facile e veloce. Per ciò che concerne la protezione e la conservazione dei documenti scritti, dei disegni tecnici (gli studi professionali ne sanno qualcosa!) o delle immagini e fotografie, affidarsi alla capacità protettiva e ricoprente della plastificatrice a caldo significa garantirne la durata e il buono stato, oltre che migliorarne, in alcuni casi, anche la fruibilità e l’estetica.

Le caratteristiche che vanno a differenziare i modelli sono valutabili dall’acquirente sia per quel che riguarda l’aspetto economico sia per l’effettivo utilizzo che ne farà: ogni ufficio ha esigenze diverse, anche gli investimenti in fatto di strumentazioni cambieranno a seconda delle stesse. Le gamme di perforatori comprendono, dunque, i più basici “”a due fori””, di semplice meccanica (ma questo vale un po’ per tutti), che si distinguono soprattutto per lo spessore di carta perforabile: 15, 20, 30 fogli insieme, fino ad arrivare a quelli definiti “”per alti spessori””, in grado di perforare anche 65/70 fogli contemporaneamente. Vi sono però modelli di perforatori ancor più personalizzabili, che danno la possibilità di scegliere il numero di fori, la tipologia e la distanza tra loro. Anche sul fronte della plastificatrice a caldo si riscontrano vari modelli e, anche qui, la scalata è semplice e parte dalle plastificatrici base, a quelle più avanzate e complete. Le differenziazioni, in questo caso, vertono soprattutto sulla varietà di formati dei documenti o delle immagini da poter plastificare, oltre che sulle funzioni accessorie previste dalla plastificatrice tra cui: velocità di riscaldamento, condivisione tra più utenze, indicatori e segnalatori di corretto inserimento dei documenti. A ognuno il suo alleato, quindi, per un ufficio ordinato ed efficiente.


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