Comunicati Imprese

Data Print Grafik presenta il nuovo case study di DatCo 2000 – Elaborazione dati nel segmento gestione del personale realizzato con la collaborazione dell’Ing. Maurizio Perlini e del Dott. Riccardo Marigo che spiegano i vantaggi di ArchiviOK: “La scelta di ArchiviOK ha portato vantaggi in termini di flessibilità e di completezza del servizio offerto ai clienti, cogliendo il progressivo spostamento, anche normativo, verso la dematerializzazione e la disponibilità di servizi e applicazioni senza il vincolo di una loro localizzazione.”

DatCo 2000 s.r.l. è una società di elaborazione dati operante nel segmento della gestione del personale. Con sede a Verona, nasce nel 2001 dalla fusione delle società DatCo s.r.l. di Verona e Centro 2000 s.r.l. di Vicenza, entrambe con un’esperienza trentennale nel settore. I clienti sono costituiti dai professionisti che si occupano di consulenza del lavoro e dalle aziende che scelgono di esternalizzare la fase di elaborazione del Libro Unico del Lavoro.
La vocazione ad essere fornitori di servizi, la capacità di seguire le opportunità offerte dallo sviluppo tecnologico, la serietà ed il costante aggiornamento normativo non solo sono i caratteri distintivi di DatCo 2000, ma permettono di essere dei partner accreditati per chi si occupa di gestione del personale.
Nell’ambito della propria attività, DatCo 2000 ha creato un servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva in outsourcing per i Libri Unici del Lavoro, per i documenti correlati e per i dichiarativi fiscali. Il servizio, denominato DatcoDoc, è basato sul prodotto ArchiviOK e ne ha colto la flessibilità e l’apertura per offrire, tramite web, tutte le attività correlate: dal carico dei documenti all’apposizione delle firme digitali, dalle attività di conservazione alle fasi di ricerca e consultazione dei documenti fino al prelievo dei volumi portati in conservazione. Per i propri clienti, DatCo 2000 offre anche la possibilità di delegare parte delle attribuzioni proprie del Responsabile della Conservazione così da ottenere per lo studio e per l’azienda una gestione ancora più facile e snella. Ad oggi, ogni mese, sono portate in archiviazione diverse migliaia di prospetti paga cui si aggiungono altri prospetti correlati e flussi dichiarativi.

L’elaborazione del Libro Unico e di quanto correlato è un’attività che produce tipicamente molte stampe. Nel pensare il servizio DatcoDoc si è voluto favorire il passaggio, già in atto, ad una gestione senza carta che privilegi la produzione e lo scambio di documenti elettronici tra i vari attori coinvolti, pur mantenendo una continuità con l’attività storica.
A fianco della proposta dei prodotti ArchiviOK Professionisti e Consulenti del lavoro, che pure fanno parte del catalogo, è stato chiaro l’interesse per l’offerta di un nuovo servizio. Questo consentiva di rispondere ad alcune specifiche richieste degli utilizzatori:
- Nessun impatto sulla struttura informatica del cliente finale;
- Basso impatto organizzativo sull’attività sia del cliente che al nostro interno;
- Possibilità di accedere in modo delocalizzato all’informazione privilegiando il web senza chiudere la strada ad altre modalità;
- Limitare l’impegno del cliente in qualità di Responsabile della Conservazione offrendo la possibilità di delegare a DatCo 2000 parte delle attribuzioni (infrastruttura, fasi di conservazione, backup, mantenimento e controllo dei volumi nel tempo);
- Facile disponibilità dell’informazione sia sotto il profilo della reperibilità che per la continuità.

ArchiviOK, in abbinamento ad una infrastruttura curata e sicura, ha fornito delle ottime risposte a queste esigenze e ha consentito a DatCo 2000 di realizzare un’offerta commerciale più ampia ed un servizio più flessibile e completo, di migliorare l’utilizzo dell’infrastruttura, di ridurre anche i costi interni favorendo la gestione e lo scambio di documenti elettronici. Il motto di DatCo 2000 è diventato: “Meno carta e più PDF!”
Rimane motivo di grande soddisfazione vedere che il costo del servizio viene facilmente coperto dal tempo risparmiato negli studi e negli uffici paghe, con il vantaggio di poter dedicare il personale a mansioni più qualificanti.

Sono molte le soluzioni in ArchiviOK di cui DatcoDoc fa tesoro: dalla tecnologia SmartForms all’integrazione dei processi di firma digitale fino all’offerta di servizi attraverso il richiamo di web services. Quest’ultima caratteristica è poi una delle chiavi che consente di aprire il mondo ArchiviOK all’integrazione con altre applicazioni: nuovi prodotti, nuovi servizi, nuove opportunità commerciali.
Si può parlare di innovazione anche dal punto di vista del tipo di servizio che ArchiviOK consente di offrire e della flessibilità sia in termini operativi che organizzativi. Per noi, che avevamo in mente il servizio DatcoDoc, sarebbe stato impossibile pensare di operare con un prodotto chiuso o troppo complesso ed incapace di integrarsi con le procedure e le applicazioni già in essere.
Va poi colta e sottolineata la capacità di inserirsi in una linea di sviluppo più ampia, con un respiro europeo, che coinvolge anche il campo normativo e legislativo. La dematerializzazione, il pieno valore legale del documento elettronico, il grande interesse per le attività paper-less, la sensibilità verso le tematiche “green” si coniugano con la sempre maggiore e più diretta disponibilità dell’informazione, sia nei termini della sua ricercabilità sia nella sua
fruibilità in modo non localizzato.
E’ stato un lungo percorso quello che ci ha portato a scegliere ArchiviOK come motore per realizzare il servizio che volevamo offrire. La scelta, anche in comparazione ad altri prodotti sul mercato, è stata motivata dagli elementi di completezza e flessibilità che abbiamo riscontrato in ArchiviOK. L’utilizzo corrente del software ha confermato con soddisfazione le valutazioni iniziali. Riteniamo, inoltre, che la ricetta del successo sia completata dalla sollecitudine e professionalità dell’assistenza Data Print Grafik, in grado di dare risposte valide in tempi brevi.

Nelle parole del Dott. Marigo, emerge un auspicio in merito agli sviluppi futuri nell’utilizzo di ArchiviOK: “Data l’organizzazione scelta per il servizio DatcoDoc, ci auguriamo di veder crescere ancora di più il modulo web e la gamma di funzioni disponibili anche attraverso web services. Quest’ultimo passo rappresenta, infatti, un fattore di rilevante interesse per poter realizzare delle integrazioni di DatcoDoc e più in generale di ArchiviOK con le applicazioni esistenti.”

A cura dell’Ufficio Marketing e Comunicazione
Data Print Grafik

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